Sistemas · Módulo
La pregunta más simple de un negocio es la que más cuesta contestar: ¿cuánto dinero tengo ahora mismo? Entre el banco, el efectivo, lo que ya se cobró y lo que se pagó a proveedores, la respuesta honesta de la mayoría es «déjame reviso».
El problema
El saldo del banco no es el dinero del negocio: le falta el efectivo, le sobra lo que ya está comprometido y no dice nada de lo que entró por una venta contra lo que entró por otra cosa. Y si el efectivo se lleva en una libreta, ya son dos verdades que hay que conciliar a mano.
Cómo se resolvió
Dos cuentas, banco y efectivo, que no se capturan aparte: se calculan. Lo que entra sale de los cobros que ya están registrados en los pedidos; lo que sale se captura una sola vez, cuando se paga a un proveedor o un sueldo.
El punto de partida es un saldo inicial con su fecha. Se dice «el día tal tenía tanto en banco y tanto en efectivo» y de ahí para adelante todo se calcula. Sin ese ancla, los números flotan.
Los dos errores que encontramos aquí
El primero: el corte estaba hecho por número de folio y no por fecha. La idea era descartar lo anterior al saldo inicial, pero el periodo abierto empezaba en un folio más bajo — así que varios cobros reales, hechos después del saldo inicial, quedaban debajo del corte y no sumaban a ninguna cuenta. Ni ese día ni nunca.
El segundo: la caja de nadie. Pedidos marcados como pagados pero sin decir si fue efectivo o transferencia. El sistema, con buen criterio, no los repartía a ojo — los dejaba en un limbo. El saldo salía corto y el dueño no sabía por qué. La solución no fue adivinar: fue avisarlo en pantalla y dar el botón para corregirlo.
La regla del módulo
Un saldo se calcula, no se captura.
Todo número que alguien teclea a mano es un número que puede quedar desactualizado. Si el saldo se arma solo a partir de lo que ya se registró, siempre está al día — y cuando no cuadra, el problema es visible.
Qué revisar en tu negocio
- ¿Tienes un saldo inicial con fecha? Sin punto de partida no hay forma de saber si lo de hoy está bien.
- ¿Cada cobro dice CÓMO se cobró? Sin eso, el dinero existe pero no se sabe dónde está.
- ¿Los gastos se capturan el día que ocurren? Es la mitad de la ecuación y la que más se pospone.