Lo hicimos · Sistemas
La pregunta que todos hacen antes de pagar un sistema no es qué hace. Es otra: «¿y sí lo van a usar, o va a terminar como el último programa que compramos?». Ésta es la respuesta de una distribuidora de alimentos de la Ciudad de México, siete semanas después de arrancar.
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Descarga la guía: el camino de un pedido
Los 7 lugares donde se pierde dinero en una distribuidora, y el ejercicio de una hoja para encontrarlos.
Cómo trabajaban antes
Los pedidos llegaban por mensaje, se pasaban a un Excel y el reparto se organizaba de memoria. El dueño vendía bien, pero para saber quién le debía o cuánto tenía en el banco había que sentarse a revisar tres lugares. Le armamos un sistema con pedidos, cobranza, reparto, inventario y cuentas, que abre desde la computadora o el teléfono.
Lo que dicen los registros, no la sensación
Cada cosa que se hace en el sistema deja un renglón con fecha y hora. Así que no hay que preguntarle a nadie si lo usa: se cuenta.
Siete semanas, en cuatro datos
Operó en el sistema 36 de sus primeros 46 días: un pedido, un cobro, una entrega o un pago.
Tres viajes completos: 129 pedidos y $78,043 vendidos, con menos de 2 % por cobrar.
Su repartidor lo usa solo: desde su teléfono y con su propio usuario marca lo que entregó y lo que quedó a deber.
El saldo del banco en el sistema cuadró al peso contra su estado de cuenta.
Cifras de su propia base, al 26 de octubre de 2026. Sin redondeos a favor.
Lo que más usa no es lo que pensábamos
Esperábamos que la pantalla favorita fuera la de capturar pedidos. Fue la de cobrar. En las últimas semanas, casi todo lo que hace el dueño es entrar, ver quién le debe y marcar lo que ya le pagaron, aunque sea un pedido de $180 de hace doce días. Antes, ese dinero chico era el primero en perderse: nadie iba a revisar el banco por $180.
La lección vale para cualquier negocio: un sistema se queda cuando resuelve lo que más duele cada semana, no lo que se ve mejor en la demostración.
El día que capturó tres veces lo mismo
Un viernes pasó dinero del banco a la caja y lo registró tres veces. El saldo quedó inflado. Nos pidió una forma de borrar movimientos. No la hicimos: hicimos una de anular. El renglón equivocado se queda a la vista, tachado y con el motivo, y deja de contar en el saldo. En cuanto quedó lista, anuló los duplicados él solo.
La regla
En las cuentas de un negocio no se borra: se anula.
Lo que se borra no se puede revisar después. Lo anulado sí: queda quién lo hizo, cuándo y por qué. Es la diferencia entre corregir un error y esconderlo.
Lo que todavía no usa
Gasolina y casetas por viaje: la pantalla existe, pero todavía no las captura, así que la ganancia por viaje aún no descuenta lo que cuesta llevar el producto. No lo escondemos porque también es una lección: se adopta primero lo que da dinero de inmediato (cobrar) y después lo que da claridad (medir). El orden importa al planear qué construir primero.
Lo que dijo el dueño
«Ya lo estoy usando y me está gustando mucho cómo va quedando.»
A las dos semanas de arrancar, por escrito.
Qué revisar en tu negocio
- ¿Tu sistema actual deja registro de quién hizo qué y cuándo? Sin eso no puedes saber si se usa; sólo puedes creerlo.
- ¿Cuál es la tarea que más te duele cada semana? Por ahí hay que empezar, aunque no sea la más vistosa.
- ¿Se puede borrar un movimiento de dinero sin dejar rastro? Si sí, tus cuentas dependen de la buena memoria de quien captura.
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